제약·수입사의 지정·전문약 일련번호의 핵심은 공급내역보고의 출하시보고('즉시보고') 방식이다.

여기서 출하시보고는 심사평가원 의약품관리종합정보센터와 시스템 연계(ESB)가 중요한데, 에러 또는 착오 없이 보고 내용을 전산상 송수신하는 것이 관건이다.

제약 제조 공장의 실무영역인 만큼 일련번호 의무화 내용 중에서 가장 전문적이고 집중도가 높아야 하는 영역이기도 하다.

ESB는 정보센터 포털을 이용하거나 정보센터가 개발 배포한 ESB 에이전트(Agent)를 설치 신청한 뒤 이용하는 방식이 있다.

ESB 에이전트는 표준 규약에 맞춰 공급내역보고 파일을 생성하면 정보센터와 정보를 자동 송수신해 공급내역보고와 수신을 자동으로 해주는 프로그램이다.

쉽게 말해 이 프로그램은 제약·도매 업체들이 정보센터로부터 환류받은 지정·전문약 정보를 실시간으로 자사 서버로 자동입력 해주는 일종의 '가교 프로그램'격이라 할 수 있다. '에이전트 솔루션'은 정보센터 중앙 통제 서버에 접근하는 핵심 프로그램이다.

업체들은 즉시보고를 보다 효율적으로 처리하기 위해 자사 사정에 맞게 시중에 나온 S/W(ASP 업체)를 사용하거나 자체 구축을 하기도 한다.

이 두 유형을 채택한 업체는 ESB 에이전트를 이용하고, 일부 여력이 안되는 업체들은 포털에 파일을 업로드-다운로드 하는 방식으로 보고를 진행한다.

ESB 에이전트는 검증 로직 또는 ERP, ASP 지원 기능을 통해 규정된 폴더에 생성된 것을 전제로 한다.

송수신을 위해 업체들은 자체 전용 서버를 사용해야 하는데, 업체 한 곳 당 한 개의 송수신 서버를 관리해야 한다.

이는 사업자번호와 IP가 연결돼 공급업체의 송수신 서버로 접수파일이 전달되는데, 2개 이상의 송수신 서버가 같은 사업자번호를 공유한다면 접수파일을 전달하는 송수신 서버가 지정될 수 없기 때문이다.

정보센터가 지난해 하반기 ESB 에이전트 시스템을 개발할 당시, 일부 수입사들은 본사가 해외에 있어서 보고내역 송수신 과정에서 보안이 뚫릴 경우를 우려해 ESB 에이전트 설치에 민감한 반응을 보이기도 했다.

그러나 이 경우에는 국내지사에 별도 송수신 서버(PC)를 구매해 ESB를 설치해 정보센터와 간접적으로 정보를 연계하면 된다.

즉시보고 업로드 방식은 직접입력과 파일 업로드 방식, 연계 파일 업로드 방식, ESB 에이전트 이용 방식 등 다양한데, 정보센터는 이 모든 방식을 업체가 편의대로 병행 사용하는 길을 열어뒀다.

다만 연계 파일 업로드 방식은 ESB 에이전트가 설치된 업체만 사용이 가능하고 병행 시 중복보고가 없도록 유의해야 한다.

업체들이 ESB 에이전트로 정보보고를 한 후에도 보고내역을 일련번호 시스템 상에서 확인할 수 있고, 접수내역 등은 다운로드도 할 수 있다.

ESB 에이전트를 통해 보고할 경우 파일명은 공급일자-서식-공급자-공급받은자로 생성해야 하는데, 이 4가지 항목이 달라지는 내용이라면 파일을 서로 분리 생성해야 한다.

추가적으로 출고나 반품, 폐기, 정정, 취소 등 공급구분별 파일을 분리해야 한다. 파일명에 표기된 4가지 조건에서 공급구분이 달라지거나 추가보고가 발생한다면 순번을 정해 중복이 없도록 생성, 관리해야 한다.

업체들이 공급내역보고를 마치고 나면 정보센터는 전산점검 이후에 접수파일(SO1) 개수만큼 접수증(R02)과 반송증(R03)을 전달한다. 반송증은 점검결과 오류가 발행한 행에만 표기되므로 제대로 보고했다면 받지 않는다.