약국과 제약업체 간 결제분쟁에 대한 근본원인에 대해 서로의 입장차가 극명하기 때문에 약국과 제약업체들이 제시하는 해법 또한 장부의 장기보관과 대금의 정확한 지급으로 분명히 갈리고 있다.

그러나 여기서 분쟁사례 대부분의 공통점을 살펴보면 영업사원의 교체나 퇴사 시 또는 거래완료 몇 년 후에 발생한다는 점이다.

결국, 결제를 증빙해야 하는 입장인 약국과 제약업체는 스스로의 자료보관에 절대적으로 의존할 수밖에 없는 것이다.

앞서 언급됐던 사례 또한 실제 맞장부와 계약서 등 장기보관 내역이 결정적인 실마리 역할을 했고 장부에 따라 결제사실 여부가 판가름 났다는 것은 상호 자료보유의 중요성을 반증한다.

실제로 약사-영업사원 상호 사인 또는 도장이 교환된 맞장부가 재판에서 법적 증거로 유효하기 때문에 업체 측에서 주장하는 정확한 대금지급 근거의 핵심으로 작용할 수 있다.

자료 세분화 기록·숙지 및 공유, 약국-제약 ‘윈 윈’ 지름길

이와 함께 보유 자료의 정확성과 숙지 여부 또한 못지않게 중요하다.

부도와 같은 특별한 상황이 아닌 다음에야 약사와 업체 측 모두 거래내역을 모두 보관, 데이터화 하고 있기 때문에 결국, 누가 가장 정확한 데이터를 갖고 있느냐가 분쟁 해결의 실마리 역할을 한다는 것이다.

약국이나 제약업체에서 계약서 상 허점을 악용할 위험을 전적으로 차단하는 방법은 당시 거래 %, 반품, 단가뿐만 아니라 자칫 지나칠 수 있는 약국-영업사원과의 구두계약조차 각각 문서화해야 한다는 것을 의미한다.

동시에 영업사원 교체 또는 거래 종료 시 약국-제약 간 잔금에 대한 삼자서명 또는 공식 확인절차가 반드시 필요하며 이 또한 문서화해야 오랜 시간이 경과해도 채무이행 여부를 정확히 진단, 판가름할 수 있다.

그러나 약국-업체 모두 이에 대해 전부 크게 중요치 않게 여기고 있다.

특히 약국의 경우, 자료관리에 있어서 계약서 서명에만 치중해 실제로 약관에 대해 꼼꼼히 숙지 후 계약하는 경우가 거의 없어 문제 발생 시 대처방안이 묘연하게 되기도 한다.

다시 말해 자료의 정확성과 세분화된 기록 보유와 약정 숙지, 정기적 상호대조가 결국 약국과 제약업체 모두 윈 윈할 수 있는 최대한의 방법인 셈이다.

한편 제약업체 스스로 영업사원 관리 및 데이터 공유의 중요성을 인지해야 한다는 목소리도 나오고 있다.

영업사원 개별 마케팅으로 인한 계약 문제 또는 현금 유용 등 크고 작은 문제들은 직원관리를 소홀히 한 제약업체에도 근본 원인이 있고 이는 결국 제약업체 자신의 손실로 돌아오기 때문이다.

C제약 영업 관계자는 “현금 유용 위험을 최대한 줄이기 위해 주기적인 잔고정리와 약국과의 정기적 확인 대조, 사무소 정기 순회 및 교육 등으로 관리하는 것이 결과적으로 약국과의 분쟁요소도 줄어들어 매우 중요하다”고 피력했다.